Một buổi họp báo thông thường sẽ nên trải qua các bước cơ bản là chuẩn bị, chọn địa điểm, mới khách, chuẩn bị tài liệu, làm việc với MC, tập dợt và họp báo chính thức. Cụ thể bạn sẽ nên làm các việc như sau:

1. Buổi họp báo về nội dung gì

Mục đích của nhiều nhà báo khi tham dự một buổi họp báo đó là khám phá kiếm thông tin, do đó bạn hãy đầu tư vào “thông tin” mà bạn cung cấp thêm cho báo giới. Hãy thể hiện cho họ biết rằng những thông tin từ buổi họp báo này là các thông tin chính xác nhất. nếu như thông tin của bạn là thông tin về nội dung được một số người quan tâm thì hãy chuẩn bị hội trường thật chu đáo tại vì chắc chắn sẽ nhiều nhà báo tới tham gia sự kiện này đâu.

cong ty to chuc su kien tat nien

2. Buổi họp báo được tổ chức ở đâu

Hiện nay có không ít lựa chọn cho đơn vị tổ chức lựa chọn, bạn chỉ nên lưu ý đặc điểm về phòng họp báo là nên có không gian, tạo điều kiện hoàn hảo để những phóng viên tác nghiệp.

3. Phóng viên khách mời

Thông thường thì khi mời giới truyền thông tham gia họp báo bạn nên đề cao yếu tố trang trọng và súc tích. tốt nhất bạn nên gửi email tới cơ quan báo chí đó trước khoảng 7 đến 10 ngày trước thời gian chính thức diễn ra họp báo để họ không “quên” lời mời của bạn.

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

4. Tài liệu cho buổi họp báo

Hãy sắp xếp sao cho thật khoa học và dễ hiểu để một vài nhà báo, phóng viên có thể theo dõi một cách thức thuận tiện. Nội dung tư liệu có thể bao gồm kế hoạch, hình ảnh, biểu đồ…

5. Làm việc với MC và người diễn thuyết

Bạn cần nên có một chút “kiểm soát” nội dung phát ngôn của những người này phải bạn nên có một cuộc gặp với một số người có bài nói chủ yếu, có thể là vài ngày trước khi buổi họp báo bắt đầu.

6. Diễn tập

Diễn tập chính là lúc bạn nhìn thấy, dự phòng một số bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban thực hiện nên có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn nên rà soát mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông một số lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong những lần họp báo tiếp theo.