Sự kiện giao lưu xuất hiện rất nhiều trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta, có thể kể đến như giao lưu tại hội trại, đá bóng, bóng chuyền, văn nghệ, một hội nghị, hội thảo, trao đổi…

Hiện nay, một vài cơ sở Đoàn thường tổ chức giao lưu văn hóa, văn nghệ. Và đây sẽ là loại hình giao lưu mà chúng tôi muốn nói đến trong bài viết này.

Cũng như tất cả các chương trình khác, muốn chương trình giao lưu diễn ra hoàn hảo thì nên phải có sự chuẩn bị một phương pháp kỹ càng, muốn chuẩn bị kỹ nên lưu ý một số rủi ro sau:

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Thứ nhất, ai sẽ là người tham gia giao lưu, với số lượng khoảng chừng bao nhiêu, thành phần như thế nào, chúng ta có thể chia làm bao nhiêu tổ, chia theo những đơn vị một tổ hoặc là một đơn vị thành một tổ? Số lượng nam nữ có quá chênh lệch nhau hoặc không? Độ tuổi trung bình là bao nhiêu? (Bạn nên lưu ý vấn đề này nha, vì rất có thể bạn sẽ gặp một số rắc rối từ việc đối tượng tham gia không tương đồng về tuổi tác hay ngành nghề)

Thứ hai là mục tiêu của event giao lưu

Người tổ chức sự kiện phải tổ chức được chức năng cụ thể của tổ chức bản thân như chức năng giáo dục và rèn luyện; chức năng vui chơi và giải trí. Ví dụ qua hình thức diễn kịch, bạn có thể lồng ghép một vài kiến thức về văn hóa, phong tục tập quán của địa phương.

công ty tổ chức tất niên

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu phải người thực hiện event nên xem đây là dịp thực hiện một vài chức năng cụ thể của tổ chức bản thân. Rèn luyện cho người chơi kỹ năng thuyết trình, tự tin trước đám đông…

Thứ ba là thời gian

Bạn nên nhớ nguyên tắc “thời gian hoạt động càng nhiều cường độ hoạt động càng ít” để quyết định tổng thời gian event giao lưu diễn ra là bao lâu, vài giờ hoặc là vài ngày. Nếu giao lưu vào bao ngày thì bạn cân nhắc các hoạt đông thể dục thể thao, tham quan… Còn nếu như là đêm thì phải là đa số hoạt động văn hóa nghệ thuật. Ngoài ra, nhiều hoạt động ăn uống, sinh hoạt cá nhân cũng nên phân bổ thời gian cho hợp lý.

Thứ tư là địa điểm giao lưu

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay là ngoài trời?

Chỗ ngồi cho người tham dự thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí?

Thời tiết lúc giao lưu diễn ra?

Có gì thuận lợi nên phát huy, có gì áp lực cần khắc phục?

Ngoài ra, bạn cần nên xem xét thêm nhiều yếu tố khác nữa để sự chuẩn bị cho chương trình giao lưu event được diễn ra hoàn hảo.