Trong bài viết này, CÔNG TY ứng dụng FAST sẽ hướng dẫn biến đổi hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn sai sót, tiêu hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử chưa áp dụng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ngoài ra, hướng dẫn các doanh nghiệp biến đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm Fast e-Invoice nhằm phục vụ hoàn toàn các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC mới nhất. Theo dõi bài viết để biết thông tin chi tiết!


Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử



Đăng ký chuyển đổi hoá đơn điện tử



Căn cứ nguyên tắc tại Điều 15 - Đăng ký, chuyển đổi hóa đơn điện tử của Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp, các cơ quan kinh tế có thể đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thông qua cơ quan cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển đổi.



Doanh nghiệp nào muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế không phải trả tiền dịch vụ thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc cơ quan cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế ủy thác cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của tổ chức Thuế không phải trả tiền dịch vụ.



Nội dung thông tin đăng ký chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP).



Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký chuyển đổi hóa đơn điện tử qua cơ quan cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp doanh nghiệp, cơ quan kinh tế đăng ký chuyển đổi hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử.



Trong khoảng thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày chiếm được đăng ký biến đổi hóa đơn điện tử, tổ chức Thuế có nghĩa vụ gửi công bố điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB – Nghị định 123/2020/NĐ-CP) qua cơ quan cung ứng dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến doanh nghiệp, cơ quan kinh tế về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận hồ sơ đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.



Tiêu huỷ hoá đơn giấy, hoá đơn điện tử chưa áp dụng



Tính từ thời điểm tổ chức Thuế đã xét duyệt cho doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử chưa áp dụng (nếu có) đã thông báo phát triển theo các phép tắc cũ trước đây.



Trình tự, thủ tục tiêu hủy được thực hiện như sau:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Doanh nghiệp, cơ quan kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn gồm có đại diện chỉ đạo, đại diện bộ phận kế toán của cơ quan. Đối với hộ gia đình, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.



Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

Quyết định xây dựng nên Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân buôn bán.

Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê khai thông tin cụ thể từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

Biên bản tiêu hủy hóa đơn.

công bố kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý Do hủy, ngày giờ hủy, nguyên lý tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.



Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại đơn vị sử dụng hóa đơn. Riêng báo cáo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến tổ chức Thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.



sử dụng hoá đơn điện tử



Theo lý lẽ mới tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đơn vị được phép áp dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi được tổ chức Thuế chấp thuận việc chuyển đổi hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử, đơn vị không phải gửi hóa đơn mẫu và thông báo sản xuất hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đến tổ chức Thuế như phép tắc trước đây.



Xử lý hoá đơn có sai sót



(a) Đối với hoá đơn có mã của tổ chức Thuế


Trường hợp 1: Hoá đơn điện tử chưa được gửi cho người mua

Người bán gửi công bố cho tổ chức Thuế theo Mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Người bán lập hoá đơn điện tử mới, ký số gửi tổ chức Thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.

cơ quan Thuế thực hiện huỷ hoá đơn điện tử có sai sót đã lưu trên hệ thống.



Trường hợp 2: Hoá đơn điện tử đã được gửi cho người mua

Trường hợp sai sót tên, cơ sở của người mua nhưng không sai mã số thuế:



Người bán lên tiếng cho người mua về sai sót và không phải lập lại hoá đơn mới.

Người bán gửi báo cáo cho tổ chức Thuế theo Mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót.

Trường hợp sai sót liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hoá ghi trên hóa đơn không đúng quy cách thì có thể lựa chọn một trong hai cách áp dụng hóa đơn sau:

Người bán lập hoá đơn điều chỉnh:

Nếu người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn điều chỉnh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Hoá đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hoá đơn mẫu số … ký hiệu … số hoá đơn … ngày hoá đơn”.

Người bán lập hoá đơn điện tử mới điều chỉnh cho hoá đơn bị sai sót, ký số gửi tổ chức Thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.

Lưu ý: Điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm theo đúng thực tế điều chỉnh.



Người bán lập hoá đơn thay thế:

Nếu người bán và người mua có thoả thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn thay thế thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Hoá đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hoá đơn mẫu số … ký hiệu … số hoá đơn … ngày hoá đơn”.

Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn bị sai sót, ký số gửi cơ quan Thuế để được cấp mã mới và gửi lại cho người mua.

Lưu ý:

Người bán phải gửi thông báo cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS- HĐĐT về việc hóa đơn điện tử có sai sót trong cả 2 cách sử dụng hoá đơn trên.

lên tiếng có thể gửi cho một hoặc nhiều hóa đơn, tại bất cứ thời điểm nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT.



(b) Đối với hoá đơn không có mã số của cơ quan Thuế:
Người bán xử lý tương tự như Trường hợp 2 phần trên nhưng mà không có bước gửi cơ quan Thuế cấp mã.



Hướng dẫn sử dụng trên phần mềm hóa đơn điện tử Fast e-Invoice

>>> Xem thêm: https://invoice.fast.com.vn/tin-chi-...nh-nghiep.aspx